1. Partes e Aceitação
Estes Termos regulam o uso da plataforma RHsign ("Serviço"), fornecida por RHsign, inscrita no CNPJ sob o nº 55.464.157/0001-60 ("RHsign"), à empresa que contrata o Serviço ("Cliente").
O aceite é feito pelo responsável pela conta no cadastro e, a cada nova versão destes Termos, no próprio painel. Se você não concordar com estes Termos, não utilize o Serviço. A Política de Privacidade e o Acordo de Processamento de Dados (DPA) fazem parte destes Termos.
2. O Serviço
A RHsign é um software como serviço (SaaS) para empresas e contabilidades distribuírem documentos trabalhistas aos colaboradores e coletarem a assinatura deles. O Serviço inclui:
- Separação lógica entre empresas e filiais da mesma conta.
- Importação de documentos, avulsa ou em lote; na importação em lote, a leitura automática do texto de cada página identifica o funcionário (ver Política de Privacidade, item 4), com revisão pelo Cliente antes da confirmação.
- Distribuição pelo Portal do Colaborador e, opcionalmente, aviso por WhatsApp.
- Assinatura eletrônica do colaborador (acesso por CPF e PIN) e, opcionalmente, assinatura da empresa com certificado digital ICP-Brasil (e-CNPJ A1).
- Verificação pública da autenticidade dos documentos assinados.
3. Conta, Usuários e Dados Cadastrados
- O Cliente é responsável pelos usuários que convida, pelas permissões que concede e pelo sigilo das senhas. A autenticação em dois fatores está disponível para os usuários do painel.
- O Cliente é responsável pela exatidão dos dados que cadastra (funcionários, CPF, telefones, vínculos com empresas e filiais) e pelo conteúdo dos documentos que envia. A RHsign não responde por documento enviado ao funcionário errado em razão de cadastro ou vínculo incorreto feito pelo Cliente.
- O Serviço deve ser usado apenas para documentos relacionados à relação de trabalho. É proibido enviar conteúdo ilícito ou sem relação com essa finalidade.
4. Envios via WhatsApp
O aviso por WhatsApp usa um número do próprio Cliente, conectado por QR Code a uma integração não oficial (sem a API oficial da Meta). O envio depende das regras e da disponibilidade do WhatsApp.
A RHsign se compromete a:
- Fornecer a integração técnica e orientações de boas práticas de envio.
- Manter o documento acessível pelo Portal do Colaborador, mesmo quando o WhatsApp estiver indisponível.
O Cliente se compromete a:
- Seguir as orientações de envio e usar o canal apenas para comunicações de trabalho.
- Responsabilizar-se pela operação e manutenção do número utilizado.
Limitação de responsabilidade:
- A RHsign não se responsabiliza por bloqueios, banimentos ou restrições aplicados pelo WhatsApp/Meta ao número do Cliente.
- WhatsApp é marca registrada da Meta Platforms, Inc. A RHsign não possui afiliação, patrocínio ou parceria com a Meta ou o WhatsApp.
5. Certificado Digital ICP-Brasil
Quando o Cliente cadastra um certificado e-CNPJ A1, o arquivo do certificado e a senha ficam armazenados de forma criptografada e são usados pelo servidor da RHsign somente para assinar os documentos enviados pelo próprio Cliente com essa opção. O certificado não fica disponível para download por terceiros e pode ser removido pelo Cliente a qualquer momento. O Cliente é o único responsável pela validade do certificado e por estar autorizado pelo representante legal da empresa a usá-lo.
6. Planos, Cobrança e Limites
- Os pagamentos são processados pelo Asaas. Os planos podem ser mensais ou anuais, com os valores e limites de documentos exibidos no momento da contratação.
- Ao atingir o limite de documentos do ciclo, novas importações ficam bloqueadas até o ciclo seguinte, a compra de um pacote extra ou a mudança de plano.
- Mensalidade em atraso: o acesso continua por pelo menos 3 dias após o vencimento; depois que o atraso é confirmado, o painel e o Portal do Colaborador ficam bloqueados até o pagamento, que libera o acesso automaticamente. Os dados não são apagados por causa do atraso.
- O Cliente pode cancelar a assinatura a qualquer momento pelo painel, sem multa. O cancelamento interrompe as cobranças futuras.
7. Disponibilidade e Suporte
- A RHsign tem como meta manter as funções essenciais (importação, portal de assinatura e painel) disponíveis em 99,5% do tempo em cada mês. Trata-se de uma meta de qualidade, sem crédito ou compensação automática em caso de indisponibilidade.
- Manutenções programadas serão avisadas no painel com antecedência sempre que possível.
- O suporte é feito pelo WhatsApp da Central de Ajuda, de segunda a sexta, das 9h às 18h.
8. Proteção de Dados
Em relação aos dados dos colaboradores, o Cliente é o controlador e a RHsign é a operadora, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). As regras de tratamento, os suboperadores, as medidas de segurança e os prazos de guarda estão no Acordo de Processamento de Dados (DPA) e na Política de Privacidade.
9. Guarda dos Documentos e Encerramento da Conta
- Os documentos e os comprovantes de assinatura ficam guardados enquanto a conta existir. A guarda legal dos documentos trabalhistas é responsabilidade do Cliente, como empregador: o backup dos documentos assinados pode ser baixado em Configurações → Backup de Arquivos.
- Conta cancelada ou bloqueada por falta de pagamento: os dados continuam guardados e o Cliente pode baixar o backup ou pedir a exclusão a qualquer momento. A RHsign poderá excluir contas canceladas ou bloqueadas há muito tempo, sempre com aviso prévio de pelo menos 30 dias ao e-mail cadastrado.
- Pedido de exclusão (em Configurações → Excluir minha conta e dados, ou pelo e-mail suporte@rhsign.com.br): o acesso é bloqueado e começa uma quarentena de 90 dias, em que o pedido pode ser desfeito pelo suporte. Ao fim da quarentena, os dados da conta são excluídos definitivamente.
- Depois da exclusão, cópias de segurança criptografadas podem existir por até 35 dias, e são apagadas automaticamente. Ficam apenas os registros exigidos por lei, pelo prazo legal (ver Política de Privacidade).
10. Limitação de Responsabilidade
A RHsign não responde por danos indiretos, lucros cessantes ou por falhas causadas por terceiros fora do seu controle (como provedores de internet, WhatsApp/Meta e o próprio dispositivo do usuário). Salvo em caso de dolo, a responsabilidade total da RHsign fica limitada ao valor pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao evento.
11. Alterações destes Termos
- Cada versão destes Termos tem número e data, informados no topo do documento.
- Uma nova versão só passa a valer para a conta depois de aceita pelo responsável, no painel. Quem não concordar pode cancelar a assinatura sem multa.
12. Registro do Aceite
O sistema registra cada aceite com a data e a hora do servidor, a versão aceita, o endereço IP e o navegador utilizados, mantendo o histórico das versões aceitas pela conta. Esse registro serve como prova eletrônica do aceite, nos termos do art. 10, § 2º, da MP nº 2.200-2/2001.
13. Foro e Legislação Aplicável
Estes Termos são regidos pelas leis brasileiras. Fica eleito o Foro da Comarca de São Paulo/SP para resolver controvérsias relacionadas a eles.